Benutzerhandbuch für Lehrer

Die aktuelle Situation

Die derzeitige Corona-Pandemie stellt unsere Gesellschaft vor Herausforderungen ungekannten Ausmaßes. Zur weiteren Reduktion des Infektionsrisikos und zur Verlangsamung der Virusausbreitung wurden landesweit die Schulen geschlossen. Dennoch müssen Schulen weiterhin ihrem Auftrag gerecht werden und ihr Bestmögliches geben, den Lernfortschritt ihrer Schüler*innen zu unterstützen.

Offizielle Angebote für Onlineunterricht sind den Herausforderungen in Bezug auf Verfügbarkeit, Stabilität und Verlässlichkeit nicht gewachsen.

Frei verfügbare Alternativen decken jeweils nur Teilaspekte einer ganzheitlichen Bildungsplattform ab. Des Weiteren gibt es erhebliche Bedenken bezüglich des Austausches naturgemäß vertraulicher, schulischer Daten – eine Verwendung ist nicht konform mit der Datenschutz-Grundverordnung.

Bis dato gibt es keine zufriedenstellende Lösung, Onlineunterricht effektiv, zuverlässig, und sicher in der Breite anzubieten. Lehrer*innen, Schüler*innen und Eltern sind diesbezüglich ratlos und verunsichert.

Die Lösung - vicole

vicole ist eine digitale Plattform zur sicheren Durchführung von Live-Unterricht im Internet.

Die Plattform ermöglicht

  • Live-Unterricht per Videokonferenz mit bis zu 50 Schüler*innen
  • Dateiaustausch in Echtzeit und
  • Online-Zusammenarbeit in Gruppen verschiedener Größen

vicole erfüllt die Anforderungen gemäß DSGVO – vom Gebot der Einwilligung über Datentransparenz bis zum Recht auf Vergessenwerden. vicole läuft ausschließlich auf Servern in Deutschland. Die Plattform ist jederzeit verfügbar, stabil und verlässlich.

Eine Schule und Klasse anmelden

  1. Zunächst schließen Sie für Ihre Schule eine Vereinbarung zur Auftragsdatenverarbeitung (ADV) mit LionGate als Betreiber der Plattform ab. Diese Vereinbarung stellt sicher, dass LionGate alle technischen und organisatorischen Maßnahmen für den Datenschutz nach gesetzlicher Maßgabe umsetzt und einhält.
  2. Im zweiten Schritt weist das vicole-Team teilnehmende Lehrer*innen in die Verwendung der Plattform ein.
  3. Lehrkräfte stellen anschließend die zur Aktivierung der Klasse notwendigen Informationen als Excel-Datei (.xls) zur Verfügung.
    Diese sind:
  • Name,
  • Vorname und
  • Emailadresse der Schüler*innen
  1. Das vicole-Team legt die notwendigen Accounts und Strukturen an. Alle Lehrkräfte und Schüler*innen erhalten eine E-Mail mit ihren Account-Informationen und vorläufigen Login-Daten.
  2. Anschließend kann der Unterricht starten.

Voraussetzungen

Um vicole verwenden zu können benötigen Sie:

  • PC, Mac, Tablet oder Smartphone mit Internetzugang
  • Internet Browser: Google Chrome, Firefox, Safari (mit Einschränkungen)
  • Kopfhörer oder Headset für die Teilnahme am Live-Unterricht
  • Optional: Videokamera

Anmeldung bei vicole

Zur Anmeldung bei vicole gehen Sie auf https://<schule>.vicole.de/

Die konkrete Adresse für Ihre Schule erhalten Sie vom vicole-Team.

► Geben Sie Ihre Accout-Informationen ein.

Hinweis: Beim erstmaligen Login müssen Sie zunächst ein persönliches Passwort mit Hilfe des „Passwort vergessen?„-Links anlegen. Hierfür gehen Sie wie folgt vor:

 

  1. ► Klicken Sie auf den Link „Passwort vergessen?„.
    Sie werden nun zur Passwort Zurücksetzung weitergeleitet.

  2. ► Geben Sie Ihren Benutzernamen oder Ihre persönliche E-Mail-Adresse ein.
    ► Klicken Sie auf „Passwort zurücksetzen„.
    Das System sendet Ihnen nun eine E-Mail mit einem Link zur Rücksetzung Ihres Passwortes. Der Empfang der E-Mail kann unter Umständen einige Minuten dauern.
    Hinweis: Diese E-Mail ist nur für wenige Tage gültig. Falls der Link nichtmehr aktiv ist (ungültiger Token), müssen Sie das Anmeldeverfahren von neuem beginnen.

  3. ► Öffnen Sie die E-Mail und klicken Sie auf „Setzen Sie Ihr Passwort zurück„.
    Sie werden nun auf die Website weitergeleitet.

  4. ► Geben Sie hier Ihr eigenes Passwort ein
    ► Klicken Sie auf „Passwort zurücksetzen„.
    Hinweis: Falls Sie sich bei der Eingabe Ihres neuen Passworts vertippen haben, können Sie den gesamten Vorgang ein weiteres Mal wiederholen.

Das Digitale Klassenzimmer

Der Zugriff und Austausch von Unterrichtsmaterialien erfolgt direkt im digitalen Klassenzimmer.

Willkommen

Nach dem Einloggen erscheint ihr Home-Seite. Diese ist in drei Bereiche aufgeteilt.

 

 

Menüleiste In der Menüleiste können Sie zwischen Dateien, Unterricht und weiteren Funktionen wechseln.
Seitenleiste Mit der Seitenleiste können Sie neue, geteilte oder favorisierte Dateien direkt auswählen
Datei-Ablage In der Dateiablage können Sie neue Ordner erstellen, Dateien hinzufügen und teilen.

Datei-Ablage

In der Datei-Ablage können Sie Ihre Ordner und Dokumente verwalten. Sie können Ordner erstellen, Dateien importieren und Unterrichtsmaterialien mit Ihren Schüler*innen teilen.

 

Einstellungen öffnen

Um Ihre E-Mail-Adresse oder Ihre Passswort zu ändern, müssen Sie die Einstellungen öffnen.

► Klicken Sie hierzu in der Menüleiste auf Ihr Profil-Symbol in der oberen rechten Ecke.
► Klicken Sie auf „Einstellungen“.

E-Mail ändern

Sie werden zu ihren „Persönlichen Infomationen“ weitergeleitet. Hier können Sie Ihre E-Mail-Adresse ändern

► Stellen Sie sicher, dass Sie sich unter dem Menüpunkt „Persönliche Informationen“ in der Seitenleiste befinden.
►Klicken Sie auf „Ihre E-Mail-Adresse“ und geben Sie Ihre neue E-Mail-Adresse ein. Ein Fenster zur Legitimierung öffnet sich automatisch.
►Geben Sie Ihr Passwort ein und klicken Sie auf „Bestätigen“.

Passwort ändern

Um Ihr Passwort zu ändern, müssen Sie auf den Menüpunkt „Sicherheit“ in der Seitenleiste wechseln. Hier können Sie Ihr Passwort ändern

► Klicken Sie auf den Menüpunkt „Sicherheit“ in der Seitenleiste.
► Geben Sie Ihr aktuelles Passwort und Ihr neues Passwort in die dafür markierten Felder ein.
► Klicken Sie auf „Passwort ändern“.

Ordner anlegen

Als Lehrkraft legen Sie zunächst Ordner für die Unterrichtsfächer Ihrer Klassen an – in unserem Beispiel einen Ordner für das Fach Geschichte in der Klasse 9a.

► Klicken Sie hierzu auf das + Symbol.
► Klicken Sie auf „Neuer Ordner“.
► Geben Sie den Namen des neuen Ordners an.
► Klicken auf den waagrechten Pfeil.

 

 

Ihr neuer Ordner für „Geschichte 9a“ ist jetzt angelegt.

Ordner teilen

Sie können Ordner mit der Klasse teilen.

► Klicken Sie hierzu auf das „Teilen“-Symbol.
► Geben Sie den Namen der Klasse an, mit der Sie den Ordner teilen möchten.
► Klicken auf den entsprechenden Namen.

Hinweis: Sie können Dateien mit ganzen Klassen, dem Kollegium, einer Gruppe oder einzelnen Schüler*innen und Lehrer*innen teilen.

 

 

Der Ordner ist nun mit der Klasse geteilt und alle Schüler*innen dieser Klasse können auf das Unterrichtsmaterial zugreifen.

Hinweis:Das Teilen von Dateien funktioniert analog.

Datei hochladen

Gehen Sie in den Fachordner einer Klasse, der Sie Dateien zur Verfügung stellen möchten.
► Klicken Sie auf das +-Symbol.
► Wählen Sie die entsprechenden Dateien aus und laden Sie diese hoch.

 

Schwarzes Brett

Als Lehrkraft können Sie in jedem Ordner Informationen hinterlegen, die Schüler*innen beim Öffnen eines geteilten Ordners unmittelbar sehen – gleichsam ein „Schwarzes Brett.“

Hierzu legen Sie ein Textdokument mit dem Namen „Readme.md“ an, notieren darin Ihre Hinweise an die Schüler*innen und speichern es ab.

► Klicken Sie auf das „Plus“-Symbol
►Klicken Sie auf „Neues Dokument“.

 

Live-Unterricht

Live-Unterricht starten

Wenn Sie als Lehrkraft Live-Unterricht planen und vorbereiten, wechseln Sie in den Menüpunkt „Unterricht“. Hier finden Sie eine Übersicht der verfügbaren Kurse und können direkt den Live-Unterricht starten (Klick auf „starten“).

 

 

 

Vor dem Start des Unterrichts müssen Sie bestätigen, dass Sie der Konferenz mit Mikrofon beitreten wollen. Anschließend erscheint ein Fenster mit einem Echotest. Dieser stellt sicher, dass Ihr Mikrofon und ihr Lautsprecher (Kopfhörer) funktionieren.

 

 

Willkommen im Live-Unterricht

Nach dem Einloggen erscheint Ihre Live-Unterricht-Seite. Diese ist in drei Bereiche aufgeteilt.

 

 

Seitenleiste Aktuelle Teilnehmer, Notiz- und Chat-Funktionen.
Funktionsleiste Hier sieht man Chat, Notizen, Umfragen usw.

Hinweis: Wenn Sie einen neuen Unterricht starten, wird der Chat in der Funktionsleiste angezeigt.

Präsentatios-Bildschirm Dieser Teil wird mit den Schüler*innen geteilt. Hier können Sie Ihren Unterricht halten oder Schüler*innen präsentieren lassen.

 

Seitenleiste

Auf der linken Seite wird die Seitenleiste angezeigt, hier sehen Sie die aktuellen Teilnehmer. Außerdem können Sie den Öffentlichen Chat und die Geteilten Notizen öffnen.

 

Nachrichte Öffentlichen Chat öffnen und schließen
Notizen Geteilten Notizen öffnen und schließen
Teilnehmer Aktuellen Teilnehmer an ihrem Unterricht

Präsentations-Bildschirm

Die rechte Seite zeigt den Präsentations-Bildschirm. Hier findet der Live-Unterricht visuell statt.

 

 

Teilnehmerliste verbergen/umschalten Präsentations-Bildschirm erweitern/verkleinern
Optionen Vollbildmodus und Unterricht beenden
Whiteboard-Optionen Werzeuge für das Whiteboard
Freigabe-Optionen Stummschalten, Webcam aktivieren und Bildschirm teilen
Aktionen Umfragen starten, Präsentationen hochladen und Videos teilen

Öffentliche Chat

Klicken Sie auf Öffentlicher Chat. Hier können Sie sich mit Ihren Schüler*innen direkt austauschen.

Hinweis: Schüler*innen und Lehrer*innen können im Chat Nachrichten senden und lesen.

 

Geteilte Notizen

Klicken Sie auf Geteilte Notizen,um ein einfaches Textdokument zu beschriften.

Hinweis: Schüler*innen und Lehrer*innen können in diesem Dokument lesen und schreiben.

 

Rechte der Schüler steuern

Klicken Sie auf einzelne Schüler*innen in der Teilnehmer-Liste, um deren Rechte zu verwalten. Sie können einzelne Schüler*innen unter anderem stummschalten oder die Berechtigung erteilen, vor der Klasse zu präsentieren.

 

 

Privater Chat starten Privaten Chat mit Schüler*innen starten
Teilnehmer Stummschalten Teilnehmer für alle Teilnehmer Stummgeschalten
Zum Präsentator machen Teilnehmer Rechte für den Präsentations-Bildschirm geben.
So können Schüler selbst Präsentationen hochladen, das Whiteboard benutzen, den Bildschirm teilen, etc.Hinweis: Siehe folgende Abbbildung um die Präsentationsrolle für Sie zurück zu fordern.
Zum Moderator befördern Der/die Moderator*in hat das Recht den Unterricht zu beenden und Teilnehmer zu entfernen. Dieses Recht sollte nie an Schüler übertragen werden.
Teilnehmer entfernen Entfernt den/die jeweilige(n) Teilnehmer*in aus dem Unterricht.

 

Präsentation hochladen

Sie können Office-Dokumente oder PDF-Dateien in den Präsentatios-Bildschirm hochladen und teilen. So gehen Sie vor:

► Klicken Sie auf das + Symbol
► Klicken Sie auf „Präsentation hochladen“
► Fügen Sie eine Datei hinzu
► Klicken Sie auf „Bestätigen“

 

Video teilen

Sie können Videos über den Präsentations-Bildschirm teilen.
So gehen Sie vor:

► Klicken Sie auf das + Symbol
► Klicken Sie auf „Externes Video teilen“
► Fügen Sie eine Video-URL hinzu
► Klicken Sie auf „Neues Video teilen“

 

Webcam freigeben

Sie können Ihre Webcam über den Präsentations-Bildschirm teilen und übertragen.

► Klicken Sie hierfür auf das Webcam-Symbol.

 

Bildschirm freigeben

Sie können Ihren Bildschirm über den Präsentations-Bildschirm teilen.
So gehen Sie vor:

► Klicken Sie auf das Bildschirm-Symbol

 

Whiteboard-Optionen

Über die Whiteboard-Optionen können Sie das Whiteboard beschriften und mit Ihren Schüler*innen teilen.

► Klicken Sie auf das Stiftsymbol, um verschiedene Beschriftungs-Werkzeuge zu nutzen (Stift, Textfeld etc.).
► Klicken Sie auf den Mehrbenutzermodus, um mit ihren Schüler*innen simultan am Whiteboard zu arbeiten.

 

 

Werkzeuge Verschieben, Stift, Rechteck, Dreieck, Ellipse, Textfeld
Anmerkung zurücknehmen Letzte Anmerkung Rückgängig machen
Alle Anmerkungen löschen Whiteboard leeren
Mehrbenutzermodus starten Das Whiteboard mit Ihren Schülern teilen. Schüler können dadurch die Werkzeuge benutzen.

 

Umfrage

Hiermit können Sie eine Umfrage unter Ihren Schülern starten.

► Klicken Sie hierzu auf das + Symbol.
► Klicken Sie auf „Umfrage starten“.
► Wählen Sie die passende Option aus und klicken Sie darauf.

Nachdem alle Schüler*innen abgestimmt haben, erscheint das Ergebnis.

 

Unterricht beenden

Fertig mir Ihrem Live-Unterricht? Zweimal klicken, und Sie sind zurück im digitalen Klassenzimmer.

► Klicken Sie auf Optionen.
► Klicken Sie auf „Konferenz beenden“.

 

Hilfe

Erstanmeldung führt zu ungültigem Token

Zum Start bei vicole müssen Sie eine Erstanmeldung durchführen und Ihr Passwort zurücksetzen. Hierzu sendet Ihnen unser System eine E-Mail mit einem Link zur Rücksetzung Ihres Passwortes zu. Dieser Link ist nur für wenige Stunden gültig. Daher sollten Sie diesen Link bestmöglich sofort nach Erhalt der E-Mail ausführen und Ihr Passwort zurücksetzen.

Tritt beim öffnen dieses Links die Fehlermeldung „Das Passwort konnte aufgrund eines ungültigen Tokens nicht zurückgesetzt werden“ auf, ist Ihr Link abgelaufen und muss durch eine wiederholte Passwort-Zurücksetzung erneuert werden. Hierfür müssen Sie das Verfahren zum Zurücksetzten Ihres Passworts von Beginn an wiederholen.

Echotest und Audioauswahl

Vor dem Start des Unterrichts müssen Sie bestätigen, dass Sie der Konferenz mit Mikrofon beitreten wollen.

Daraufhin müssen sie gegebenenfalls ihrem Browser (wie beispielsweise Google Chrome, Fierfox oder Safari) die Erlaubnis erteilen, auf Ihr Mikrofon zugreifen zu können.

Anschließend erscheint ein Fenster mit einem Echotest. Dieser stellt sicher, dass Ihr Mikrofon und ihr Lautsprecher (Kopfhörer) funktionieren.

Echotest funktioniert nicht

Falls Sie sich nicht selbst hören, sollten Sie den Echotest verneinen. Dadurch werden Sie zu den Audioeinstellungen weitergeleitet. Hier können Sie Ihr präferiertes Medium durch Klicken auf die jeweilige Dropdown-Liste für Mikrofon und Lautsprecher auswählen. Anschließend klicken Sie auf „Erneut versuchen“, nun werden Sie zum erneuten Echotest weitergeleitet.

► Klicken Sie auf „Nein“.
► Klicken Sie auf die Dropdown-Liste für den Mikrofoneingang/Lautsprecherausgang.
► Wählen Sie ihr bevorzugtes Medium aus.
► Klicken Sie auf „Erneut versuchen“.

Audioauswahl/Echotest aus Versehen geschlossen?

Falls Sie versehentlicherweise die Audioauswahl/den Echotest geschlossen haben, können Sie sich durch klicken auf das Freigabe-Tool „Audio starten“ erneut mit ihrem Mikrofon einwählen.

► Klicken Sie auf „Audio starten“.

Meine Audio-/Video-Verbindung funktioniert nicht

Falls im Live-Unterricht Audio-/Videofunktionen nicht richtig funktionieren und Ihnen Fehlermeldungen angezeigt werden, können diese oft auf lokale Fehlerquellen zurückgeführt werden. Durch den

WebRTC Test

können Probleme Ihres Clients/Netzes ausgeschlossen werden. Öffnen Sie hierfür diesen Link:

https://test.webrtc.org/?stunURI=unterricht.demo.vicole.de%3A3478

Vor dem Start des Tests müssen Sie Ihrem Browser die Erlaubnis für die Verwendung Ihres Mikrofons und Ihrer Kamera erteilen.

Hinweis: Dieser Test funktioniert ausschließlich mit Google Chrome und Firefox.

 

Nun können Sie den RTC Test starten.

► Klicken Sie auf „START“.

Hinweis: Als erstes werden Ihr Mikrofon und Ihre Kamera auf Funktion getestet. Sie sollten hierfür einen Ton-/Video-Input erzeugen und zum Beispiel sprechen und sich vor der Kamera leicht bewegen. Die Kamera darf nicht abgedeckt sein.

Der Test läuft durch Mikrofon, Kamera, Netzwerk, Konnektivität und Datendurchsatz. Erfolgreiches abschließen wir durch grün, Warnungen durch gelb und Fehler durch rot gekennzeichnet. Bei erfolgreichem abschließen erhalten Sie folgende Darstellung.

 

Hinweis: Die Warnung namens „Ipv6 enabled“ unter „Network“ kann ignoriert werden.

Weitere Warnungen und Fehler:

Fehler im „Microphone“ und „Camera“ Abschnitt, können auf Ihre verwendete Hardware und Ihre Voreinstellungen im Betriebssystem zurückgeführt werden. Stellen Sie sicher, dass die Funktion und Verbindung Ihres Mikrofons und Ihrer Kamera gegeben ist. Passen Sie die Audio-/Videoeinstellungen unter Windows/MacOS an.

Fehler im „Network“, „Connectivity“ und „Throughput” Abschnitt, lassen sich oft auf ein falsch konfiguriertes Netzwerk oder eine schlicht zu langsame Internetverbindung zurückführen. Ursache dieser Probleme sind meist restriktive Einstellungen von Firewalls, Proxies und Router. Diese Probleme können nur von den jeweiligen System-Administratoren gelöst werden.

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