Benutzerhandbuch für Administratoren

Voraussetzungen

Um vicole verwenden zu können benötigen Sie:

  • PC, Mac, Tablet oder Smartphone mit Internetzugang
  • Internet Browser: Google Chrome, Firefox, Safari (mit Einschränkungen)
  • Kopfhörer oder Headset für die Teilnahme am Live-Unterricht
  • Optional: Videokamera

Anmeldung als Administrator

Zur Anmeldung bei vicole gehen Sie auf https://<schule>.vicole.de/

Die konkrete Adresse für Ihre Schule erhalten Sie vom vicole-Team.

► Geben Sie den Administrator-Benutzername und Administrator-Passwort ein.
► Klicken Sie auf Anmelden

Benutzer und Gruppen verwalten

Hier zeigen wir Ihnen wie Sie in Ihrer digitalen Schule Gruppen und Benutzer anlegen, verwalten und löschen.

Benutzer-Menü öffnen

► Klicken Sie auf das Profil-Symbol in der rechten oberen Ecke.
► Klicken Sie auf Benutzer

 

Im Benutzer-Menü können Sie in der Seitenleiste zwischen den Optionen Neuer Benutzer, Gruppe hinzufügen und einer tabellarischen Benutzer- und Gruppenansicht auswählen.

Im Benutzer-Menü können Sie in der Seitenleiste zwischen folgenden Optionen wählen:

Neuer Benutzer: Neuen Benutzer (z.B. Schüler*in, Lehrer*in) hinzufügen.

Gruppe hinzufügen: Neue Gruppe (z.B. Klassen, Kollegium) hinzufügen.

Die tabellarische Benutzer- und Gruppenansicht ist unterteilt in:

Jeder: Zeigt alle bisher angelegten Benutzer an

Administrator: Zeigt die aktuellen Administratoren an

Gruppen: Hier können die Benutzer in den jeweilig bereits bestehenden Gruppen (Klassen/Kollegium) angezeigt werden.

Neue Gruppe hinzufügen

Um eine neue Gruppe hinzuzufügen, müssen Sie in der Seitenleiste das Feld Gruppe hinzufügen auswählen. Durch die Eingabe und Bestätigung eines geeigneten Gruppennamens können Sie nun neue Gruppen erstellen.

► Klicken Sie auf Gruppe hinzufügen.
► Geben Sie einen geeigneten Gruppennamen ein.
► Klicken Sie auf das Pfeil-Symbol, um die Gruppe anzulegen.

 

In unserem Beispiel haben wir die Klasse 8a hinzugefügt.

Neuer Benutzer anlegen

Um einen neuen Benutzer anzulegen, müssen Sie in der Seitenleiste das Feld Neuer Benutzer auswählen. Um nun einen neuen Benutzer anzulegen stehen die folgenden Felder zur Verfügung:

Benutzername: Hierbei handelt es sich um den Anmeldename, wir empfehlen die Notation nachname.vorname.

Anzeigename: Dieser Name wird innerhalb von vicole angezeigt, zum Beispiel im Live-Unterricht. Wir empfehlen Nachname Vorname.

Passwort: Hier können Sie dem Benutzer vorab ein Passwort setzen. Wir empfehlen das Passwort-Feld leer zu lassen, so wird ein Link zum Setzten des Passworts an die Benutzer-E-Mail Adresse geschickt.

E-Mail: Geben Sie in diesem Feld die E-Mail-Adresse des Benutzers ein.

Hinweis: Es ist möglich Benutzerkonten ohne E-Mail-Adresse zu erstellen, jedoch muss dann vorab ein Passwort gesetzt werden, welches zusammen mit dem Benutzernamen über einen sicheren Kanal an den Benutzer weitergeleitet werden muss.

Nutzer zur Gruppe hinzufügen: Hier können Sie den Benutzer in vorhandene Gruppen zuweisen.

Benutzer als Administrator setzten: Dieses Feld sollte nur für neue Administratoren gesetzt werden

Kontingent auswählen: In diesem Feld kann der maximal zur Verfügung stehende Speicherplatz ausgewählt werden. Dieses Feld sollte nicht verändert werden.

► Klicken Sie auf Neuer Benutzer.
► Füllen Sie die benötigten Felder aus.
► Klicken Sie auf das grüne Bestätigungs-Symbol, um den neuen Benutzer anzulegen. Daraufhin wird dem Benutzer einer E-Mail zur Anmeldung zugesendet.

Im folgenden Beispiel legen wir die Lehrerin Theresa Wieck als neuen Benutzer an und fügen sie direkt der Gruppe Kollegium hinzu. Da eine E-Mail angegeben wurde, erhält die neue Benutzerin eine Willkommens-E-Mail mit einem Passwort zurücksetzen-Link.

Hinweis: Wählen Sie vor dem Hinzufügen von Benutzer eine entsprechende Gruppe in der Benutzer- und Gruppenansicht aus, so wird das Feld Nutzer zur Gruppe hinzufügen automatisch gefüllt.

Benutzer bearbeiten

Benutzerdaten können auch nach dem Anlegen angepasst und verändert werden. Hierfür muss der Benutzer in der Benutzer- und Gruppenansicht gefunden werden. Das Stift-Symbol öffnet dann die Bearbeitung.

► Suchen Sie den Benutzer in der Benutzer- und Gruppenansicht.
► Klicken Sie auf das Stift-Symbol.
► Passen Sie die Benutzerdaten an und bestätigen Sie jeweils mit ENTER.

Benutzer löschen

Rechts neben dem Stift-Symbol befindet sich ein Dropdown Box, welche durch ein Drei-Punkte-Symbol dargestellt ist. In der Dropdown Box kann nun durch Löschen der Benutzer inklusiv aller seiner Daten unwiderrufbar entfernt werden.

Achtung: Durch das Löschen eines Benutzers werden auch seine geteilten Dateien und Ordner gelöscht. Prüfen Sie zuvor, ob der Benutzer eigene relevante Dateien mit anderen Benutzern geteilt hat.

► Suchen Sie den Benutzer in der Benutzer- und Gruppenansicht.
► Klicken Sie auf das Drei-Punkte-Symbol.
► Klicken Sie auf Löschen.

Willkommens-E-Mail erneut senden

Falls Benutzer ihre Willkommens-E-Mail gelöscht haben oder falls ihr Passwort zurücksetzen-Link abgelaufen ist, können Sie über das Drei-Punkte-Symbol eine erneute Willkommens-E-Mail senden.

► Suchen Sie den Benutzer in der Benutzer- und Gruppenansicht.
► Klicken Sie auf das Drei-Punkte-Symbol.
► Klicken Sie auf Willkommens-E-Mail erneut senden.

Kurse verwalten

Hier zeigen wir Ihnen wie Sie in Ihrer digitalen Schule Kurse anlegen, verwalten und löschen.

Neuer Kurs anlegen

Um einen neuen Kurs anzulegen, müssen Sie in der Seitenleiste das Feld Neuer Kurs auswählen. Ein Kurs ist durch die folgenden Felder definiert:

Kurs: Eingabefeld für den Name des Kurses.

Ordner: Durch eine aktive Checkbox Ordner anlegen werden für Benutzer automatisch Ordner in ihrer Datei-Ablage angelegt. Dies ist das empfohlene Vorgehen.

Lehrer: Zeigt die aktuell zugehörigen Lehrer an.

Schüler: Zeigt die aktuell zugehörigen Schüler an.

Um nun einen neuen Kurs anzulegen muss zuerst das Feld Kurs ausgefüllt und abgespeichert werden.

► Geben Sie einen geeigneten Kurs-Name ein.
► Klicken Sie auf Speichern.

Teilnehmer zu Kurs hinzufügen

Anschließend können Sie den Kurs direkt bearbeiten und über das unten erscheinende Auswahlmenü Lehrkräfte, Schüler*innen und Klassen hinzufügen. Das Auswahlmenü besteht aus:

Neue/r Benutzer/Gruppe: Hier können Sie einzelne Benutzer (z.B. Lehr*innen/Schüler*innen) und ganze Gruppen (z.B. Klassen/Kollegium) auswählen

Neue Rolle: Hier wird entschieden welche Rolle der ausgewählte Benutzer/die ausgewählte Gruppe später einnehmen soll. Die Auswahl besteht zwischen Lehrer und Schüler.
Hinweis: Lehrer können Kurse selbst starten und verfügen über Einschränkungsrechte. Schüler sollten deshalb nie die Lehrer-Rolle einnehmen.

► Wählen Sie eine/n Gruppe/Benutzer in der Dropdown Box Neue/r Benutzer/Gruppe aus.
► Wählen Sie die entsprechende Rolle in der Dropdown Box Neue Rolle aus.
► Klicken Sie auf Hinzufügen.

Im nachfolgenden Beispiel haben wir die Biologie-Lehrerin Theresa Wieck als Lehrerin und die Klasse 8a als Schüler hinzugefügt.

Falsch hinzugefügte Teilnehmer können per Klick auf das rote Kreuz-Symbol aus dem Kurs gelöscht werden.

Kurse bearbeiten/löschen

Um Kurse im Nachhinein zu bearbeiten oder um Kurse zu löschen, müssen Sie im Seitenmenü Alle Kurse auswählen. Dort sehen Sie eine tabellarische Liste aller bisher erstellten Kurse. Klicken Sie, um Kurse erneut zu bearbeiten auf das Zahnrad-Symbol und um Kurse zu löschen auf das rote Kreuz-Symbol.

► Klicken Sie rechts neben der Kursbezeichnung auf das Zahnrad-Symbol/Kreuz-Symbol.

Benutzer importieren

Durch die Import-Funktion können Sie mehrere Benutzer auf einmal anlegen. Dabei ist auf mehrere Schritte zu achten.

Import-Menü öffnen

Um das Import-Menü zu öffnen müssen Sie sich wie im vorhergehenden Kapitel im Menü-Punkt Unterricht befinden. Durch das Zahnrad-Symbol in der unteren rechten Ecke können Sie mit das Import-Menü öffnen. Das Import-Menü zeigt alle aktuellen Imports an.

► Klicken Sie auf das Zahnrad-Symbol.
► Klicken Sie auf Import.

Neuer Import

Vom Import-Menü können Sie direkt einen neuen Import öffnen.

► Klicken Sie auf Neuer Import.

Import-Optionen

Durch die Import-Optionen können Sie schnell und direkt Benutzer, Gruppen und Kurse erstellen und Benutzerliste hinzufügen.

Die Import-Optionen bestehen aus:

Typ: Um neue Benutzer hinzuzufügen muss die Vicole Benutzerliste ausgewählt sein

Status: Beschreibt den aktuellen Status des Imports.

Gruppe: Hier kann man die neuen Benutzer direkt einer neuen/bestehenden Gruppe zuordnen.

Kurs: Hier kann man die neuen Benutzer direkt einem neuen/bestehenden Kurs zuordnen.

Passwörter: Falls Sie den neuen Benutzern kein Passwort und keine E-Mail-Adresse zuordnen, können Sie hier zwischen verschiedenen Passwort-Optionen wählen.

Daten: In der Texteingabe können neue Benutzer hinzugefügt werden. Über die Auswahl Datei können Benutzerlisten als Text-/ CSV-Datei in die Texteingabe importiert werden. Dafür muss die Eingabe wie folgt strukturiert sein:

Nachname Vorname E-Mail Passwort
Bochert Marlene marlene.bocher@web.de Sicheres Passwort 1
Grimm Leonardo leogrimm@gmx.de Sicheres Passwort 2
Grubber Jonas grubber.jonas@gmail.de Sicheres Passwort 3

Achtung: Achten Sie darauf als Trennzeichen den Tabstopp zu verwenden.

In unserem Beispiel wurden Benutzer mit einer eigenen E-Mail-Adresse und einem eigenen individuell erstellten Passwort gewählt. Im Allgemeinen gelten die gleichen Regeln wie bei der direkten Benutzer-Erstellung (siehe 3.3):

  • Benutzer die mit E-Mail und Passwort angelegt werden, erhalten einen Willkommens-E-Mail
  • Benutzer die nur mit E-Mail angelegt werden, erhalten eine Willkommens-E-Mail mit einem Passwort-Zurücksetzen-Link
  • Benutzer die nur mit einem Passwort angelegt werden, müssen über einen anderen sicheren Kanal über ihr Benutzername und Passwort informiert werden.
  • Für Benutzer die ohne E-Mail und Passwort angelegt werden, gibt es im Import verschiedene Optionen unter Passwörter. Die Anmeldedaten müssen wiederum über einen anderen sicheren Kanal dem Benutzer mitgeteilt werden.

Nachdem Sie die entsprechenden Import-Optionen ausgewählt haben, können Sie durch bestätigen auf Weiter zur Validierung fortfahren.

► Geben Sie die entsprechenden Import-Optionen.
► Klicken Sie auf Weiter.

Import-Validierung

Nun befinden Sie sich in der Import-Validierung. Falls keine Fehler auftreten, werden die neuen Benutzer validiert und Sie können sie durch Weiter zum Importieren freigeben.

► Klicken Sie auf Weiter.

Falls Fehler bei der Eingabe der Benutzerdaten aufkommen, oder schon bestehende Benutzer hinzugefügt werden, können Warnungen (orange) oder Fehlern (rot) auftreten.

Häufige Fehler sind:

  • Ungültige E-Mail-Adressen

Häufige Warnungen sind:

  • Erneutes Hinzufügen schon bestehender Benutzer

Bereit zum Importieren

Sobald die neuen Nutzer erfolgreich validiert wurden, wird ihr Status auf Bereit zum Importieren gesetzt.

Hinweis: Es kann einige Stunden dauern bis die Benutzer importiert werden.

 

Sie können über die Importübersicht den Status Ihrer Aufträge einsehen und diese bearbeiten.

Import einsehen/Passwörter kopieren

Sobald ein Import abgeschlossen ist und die Benutzer hinzugefügt wurden, können Sie in der Import Übersicht die neu erstelten Benutzerpasswörter einsehen. Klicken Sie hierfür auf das 3-Punkte-Symbol, damit öffnen Sie den Import. Hier können Sie die einzelnen neuen Benutzer mit ihren Passwörtern einsehen und kopieren.

► Gehen Sie auf Import Übersicht.
► Klicken Sie auf das 3-Punkte-Symbol.

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